Juridiquement parlant, toute entreprise est tenue de faire un inventaire physique de ses éléments passifs et actifs en vue d’apprécier son patrimoine et l’évolution de sa situation financière au cours de chaque année.

 

En ce qui concerne le domaine de la comptabilité générale, l’inventaire physique se fait en faisant un calcul manuel de stocks qui est au compte de l’entreprise dans le but de se confirmer que le résultat obtenu est compatible avec celui fournit par les calculs et les traitements faits en ligne.

 

Ainsi, la réalisation de l’inventaire physique permet d’assurer la transparence et la fiabilité de la comptabilité pour éviter les erreurs probables avec les logiciels de gestion utilisés par les comptables durant chaque phase.

 

Étant donné que l’inventaire physique fait au bout de chaque année est fastidieux et nécessite énormément de temps, il est conseillé de recourir à un système d’inventaire tournant qui se base sur la décompte de tous les stocks à plusieurs reprises annuellement en subdivisant les types de stocks suivant leurs spécificités et leurs types à des dates bien précises.

 

Ainsi, ce mode d’inventaire permet plus de souplesse durant sa réalisation et des résultats pertinents par rapport à l’inventaire annuel.

 

Tous les stocks qui font partie intégrante de patrimoine de la firme doivent être concernés par cet inventaire abstraction faite de leur caractéristiques et de leurs types:

Les stocks qui touchent la phase de production,

Les stocks qui sont hors de cycle de production,

Les stocks qui ne sont pas au sein de l’entreprise mais sont déposés chez des tierces personnes.

 

En matière légale, il est totalement interdit de faire exclusion d’un type donné de stock sous motif qu’il n’a pas de valeur ou qu’elle est minime alors il faut prendre en considération tous les éléments qui peuvent affecter le patrimoine de la firme d’une manière négative ou positive.

 

 

 

 

 INVENTAIRE PHYSIQUE

 

1. Objet de l’inventaire physiqueL’inventaire physique des stocks a pour but de justifier la valeur des biens tels qu’ilsfigurent dans les états financiers.

Il consiste donc en un comptage exhaustif de tous lesarticles en stocks à une date donnée.

L'inventaire intermittent qui est fait en général une fois par an, enfin d’exercice comptable, pour tous les articles de l’entreprise.

Dans ce système, les acquisitions de biens stockables sont enregistrées dans les comptes d’achats.

Les sorties de stocks pour la consommation ne sont pas enregistrées au plancomptable.

Le système présuppose en conséquence seulement la tenue extracomptablede fiche de stocks (en quantités).

Les consommations en fin d’année, après prise d’inventaire des stocks s’obtiennent parl’enregistrement de la variation des stocks.

 

2. Prise d’inventaire

2.1. Organisation Générale

– Fixation des dates et heures exactes de l’inventaire  .

– Désignation de la personne qui aura la responsabilité générale des inventaires et constitution des équipes de comptages.

Le comptage sera réalisé par des personnes quin’ont pas accès aux fiches de stocks ;

– Informer le responsable du magasin afin qu’il puisse prendre les dispositions et rangerles articles afin de faciliter le travail de comptage.

2.2. Opération de comptage

En vue de garantir la réalisation satisfaisante de l’objectif poursuivi, il y a lieu deprendre les précautions suivantes :

– ne procéder à l’inventaire physique que si les mouvements ont été arrêtés ou àdéfaut si des mesures adéquates ont été prises pour établir une liste des éventuelsmouvements ;

– utiliser des fiches d’inventaire prénumérotées ;

– procéder au comptage en présence du responsable des stocks en vue de recueillirtoutes informations utiles à l’explication d’éventuels écarts ;

– s’assurer que le listing des articles supportant l’inventaire physique est mis à jourdes derniers mouvements opérés ;

– les stocks sont nettement évidencés au fur et à mesure des comptages, de manière àdonner l’assurance d’un inventaire exhaustif ;

– procéder si nécessaire à plusieurs comptages avec au moins deux équipes, suivisd’un comptage commun en vue de confirmer les résultats discordants.

 

3. Périodicité des inventaires physiques :

Conformément aux dispositions du Code du Commerce, la société réalise uninventaire annuel auquel peuvent assister les commissaires aux comptes et/ou leurs représentants.

Les résultats de cet inventaire physique sont valorisés etportés à l’actif du bilan de la société.

 

4. Validation de l’inventaire physique

Les inventaires physiques annuels sont validés par le Directeur de l’Administration et de la Logistique.

Les écarts constatés et leur explication, font l’objet d’une note interne jointe auxrésultats de l’inventaire physique.

Cette note est contresignée par le chef de Département Logistique et le responsable du magasin.

L’ensemble de ces documents est apprécié par le Directeur de l’Administration etde la Logistique.

La comptabilité reçoit une copie de ces documents pour enassurer le traitement comptable approprié.

 

 

 

L’opération d’inventaire doit être réalisée, au moins une fois par exercice, à l’effet de vérifier l’existence des éléments d’actifs et de passifs et de s’assurer de leur valeur.

 

Introduction

 

Les entreprises doivent dresser, au moins une fois par an, un inventaire de leurs éléments actifs etpassifs

.Au sens juridique, l’inventaire est un document donnant l’état descriptif et estimatif du patrimoine d’une entreprise.

Sur le plan comptable, l’inventaire nécessite des travaux comptables (d’analyse, de rectification et de redressement) et des travaux extracomptables (d’inventaires physiques).

Outre leur caractère légal et obligatoire, les inventaires physiques présentent, du point de vue de lagestion courante des entreprises, la meilleure sécurité pour la conservation du patrimoine et la fiabilitéde la comptabilité.

 

Les inventaires physiques portent sur :

 

1. Les stocks : valeurs d’exploitation.

2. Les immobilisations.

3. Les valeurs disponibles (caisse, effets à recevoir, chèques en caisse et titres en porte feuille).

4. Les divers stocks (fournitures de bureau).

Ces inventaires ont lieu à la date de clôture à moins que l’entreprise ne tienne un inventairepermanent fiable de l’élément inventorié.

Les entreprises, qui tiennent un inventaire permanent, peuvent dresser leur inventaire physique à unedate autre que la date de clôture.

Pour ces entreprises, un inventaire physique de chaque élément doit avoir lieu au moins une fois par an.

Cet inventaire peut être tournant c’est-à-dire accompli au fur et à mesure, article par article, et nond’une façon globale et simultanée pour l’ensemble des éléments en stocks.

L’inventaire tournant doit bien entendu porter une ou plusieurs fois, dans l’intervalle d’une année au maximum, sur l’ensemble des éléments existants en stocks.

Les entreprises peuvent aussi combiner l’inventaire intermittent avec l’inventaire tournant : cesentreprises limitent l’inventaire à la date de clôture aux éléments des stocks les plus importants etsignificatifs.

Les éléments de moindre importance sont inventoriés physiquement en cours d’exercice.

Leur inventaire à la date de clôture est établi à partir des fiches d’inventaire permanent.

Les différents inventaires physiques doivent être organisés au préalable par des instructions d’inventaire écrites pour leur assurer un déroulement satisfaisant.

 

 

 

 

L'inventaire physique des stocks

 

Il est important que les instructions d’inventaire soient établies et communiquées àl’avance aux différentes personnes intéressées (personnel de l’entreprise, auditeurs,commissaire aux comptes…).

 

Elles doivent être claires et précises.Il faut signaler que ces instructions dépendent de beaucoup de facteurs telles que lanature de l’activité de l’entreprise, de sa taille, des moyens…

 

Pour cette raison il n’existe pas un plan standard mais on doit tenir compte de l’ensemble deces facteurs lors de l’élaboration des instructions de la mission d’inventaire.

Nous allons néanmoins essayer de présenter un plan d’intervention à titre indicatif :

 

 1) Désignation d’un responsable :

L’organisation de l’inventaire peut être confiée à un comité (surtout dans les grandesentreprises). Mais, il est nécessaire qu’une personne hautement placée dans la hiérarchie soitdésignée pour diriger les travaux d’inventaire et les mener à bonne fin.

 

 2) Fixation des dates d’inventaire :

L’inventaire physique des stocks a lieu, généralement à une date très proche de laclôture (Dans les grandes entreprises organisées des inventaires en cours d’exercice sontégalement planifiés).

 

Un dispositif doit être mis en place pour tenir compte des mouvementsqui interviennent durant la période de prise d’inventaire.

 

Il serait préférable d’ailleurs d’éviterles mouvements durant cette période, en effet, l’inventaire ne doit pas être perturbé par desmouvements répétitifs (mais la nature de l’activité dans certains cas impose la poursuite desentrées et des sorties d’articles dans le magasin).

 

L’idéal est que l’inventaire se déroule dansun laps de temps assez court pendant que la production et/ou la vente sont arrêtées (week-end,période d’arrêt, jour férié…)

 

3) Catégorie des stocks et lieux d’inventaire :

 

Les différents types de stocks circulant au niveau de l’entreprise sont concernés par lecomptage (matières premières, matières consommables, marchandises, encours, produitssemi-finis, produits finis…)

Des listes pré – numérotées pour chaque type d’article doivent être établies d’avance.

 

Elles facilitent le recensement des articles et permettent d’éviter l’oubli d’une catégorie

 

Les différents endroits (magasins) concernés par l’inventaire doivent être aussidéterminés.

 

De préférence, les listes devraient être établies par magasin (Listes par magasin etcatégorie de stocks : Magasin 1 - Stock A, Magasin 1 – Stock B, Magasin 2 – Stock A…)

 

Enfin, sur chaque liste on doit mentionner la date de prise d’inventaire ainsi quel’identité des personnes intervenantes (équipe de comptage et responsable).

 

4) Composition des équipes :

Généralement, 2 équipes doivent être désignées par la direction pour mener l’opérationd’inventaire.

 

Les membres de ces équipes appartiennent au personnel de l’entreprise (leurnombre dépendra de l’importance des stocks), leurs tâches courantes ne doivent pas avoir unerelation avec la gestion des stocks (magasiniers, manutentionnaires, économes, comptablesmatières…).

 

A la tête de chaque équipe un responsable est nommé.

 

La participation des auditeur internes et externes à l’analyse des instructionsd’inventaire et à la supervision du déroulement des travaux est obligatoire pour conférer àl’opération une plus de crédibilité et de fiabilité, et éviter les fraudes et dérapages éventuels.

 

En revanche, la participation des magasiniers doit être évitée. Leur présence doit être limitéeau strict besoin d’information et d’explication.

 

5) Rangement préalable des articles :

Les stocks à inventorier doivent être préalablement rangés pour éviter les oublis etfaciliter le comptage.

Remarque :

Après leur comptage, les stocks doivent être signalés (par exemple par unmarquage, une étiquette…) et rester rangés pour éviter leur double prise en compte.

 

6) Déroulement de l’inventaire :

Les opérations concrètes d’inventaires sont particulières à chaque entreprise, enfonction de sa taille, de la nature de ses activités, de ses moyens, de son organisation…

Elles doivent permettre dans tous les cas un comptage exhaustif et correct des stocks.

Le mode le plus fréquent consiste à procéder à un double comptage.

La 1ère équipe procède à l’inventaire et l’appréciation de l’état des stocks.

Elle remplit parallèlement leslistes dont elle dispose qui sont ensuite remises signées à un responsable ou un service chargéde la centralisation des informations (généralement la comptabilité).

La 2ème équipe intervient ensuite.

Elle remplit également les listes et les remet signéesau service chargé de la centralisation.

Remarque :

Un autre mode consiste à utiliser des tickets d’inventaire à 3 volets détachables et qui se trouvent sur le lieu de stockage – collés aux stocks (un ticket pour chaque type d’article).

La partie inférieure du ticket (3ème volet) est remplie lors du 1er comptage, elle sera découpée et remise au service de la centralisation.

Le 2ème volet sera rempli et découpé lors du 2ème comptage.

 

Enfin, l’entête du ticket précisant N° du ticket, la référence des articles etl’exercice, reste collée aux stocks inventoriés après les 2 comptages.

 

Lorsque les 2 comptages dégagent un écart significatif (différences au niveau des listeset/ou tickets), ou lorsqu’il y a un écart significatif entre le résultat de l’inventaire physique etl’inventaire théorique sur fiches.

Il y a lieu de procéder à un 3ème comptage.

Il sera effectuépar les responsables des 2 équipes sous la direction d’un troisième responsable (désigné par ladirection générale à cet effet).

 

7) Evaluation des stocks :

Les procédures doivent prévoir la méthode d’évaluation à utiliser et les contrôles àeffectuer pour s’assurer de l’application correcte des instructions.

Des personnes chargées desopérations de calcul, des contrôles de ces calculs et de leur validation doivent être désignées.

Les méthodes d’évaluation des stocks les plus courantes sont :

la méthode du coût moyen pondéré,

la méthode FIFO,

la méthode LIFO,

le coût réel (  pour les stocks spécifiques dont chaque article a ses propres caractéristiques et ayant généralement une valeur ou une taille importante : terrain, immeuble, bijoux…)